Die Instandhaltung von Gebäuden und Ausstattungen im Bildungssektor garantiert eine sichere, funktionale und lernförderliche Umgebung. Es ist daher eine Priorität für Schulen, Universitäten und Schulverbände. Die Instandhaltung betrifft verschiedene Aspekte: von der Überwachung der Anlagen bis hin zu den weniger greifbaren Vermögenswerten, das Facility-Management in der Bildung erfordert einen sorgfältigen Ansatz und geeignete Werkzeuge.
Die Herausforderung einer kontrollierten Instandhaltung im Schulbereich
Der Bildungssektor verfügt über eine große Anzahl von Vermögenswerten, die spezifische Instandhaltungsanforderungen stellen. Für Schulen geht es darum, sowohl den Lernkomfort als auch die Sicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig das Beste aus ihren Ressourcen herauszuholen. Der Wirkungsbereich der Instandhaltung umfasst:
- Infrastrukturen: Der Begriff kann sich auf Bildungsräume im engeren Sinne (Klassenräume, Labore, Bibliotheken, Aktivitätsbereiche usw.) oder auf Unterstützungsstrukturen wie Kantinen, Büros, Toiletten, Heizung/Klimaanlagen und verschiedene Sicherheitssysteme beziehen,
- Pädagogische Ausstattungen: Diverse Materialien, Demonstrations- oder Messgeräte, Bücher… pädagogische Ausstattungen sind in den Infrastrukturen allgegenwärtig,
- Informationssysteme, die heute einen großen Teil der schulischen Aktivitäten unterstützen. Darüber hinaus tragen sie zur Sicherheit der Einrichtungen bei (Alarme, Kameras…).
Diese sehr unterschiedlichen “Facilities” (oder Einrichtungen) erfordern eine genaue Instandhaltung, die durch unterschiedliche Abnutzung, Bedürfnisse und Normen geregelt ist. Schulen müssen beispielsweise sicherstellen, dass sie stets aktuelle Computerausrüstung in Bezug auf Sicherheit anbieten, die jedoch auch ständig für Schüler und Personal zugänglich ist. Die Instandhaltung von Schulgebäuden wirft darüber hinaus Fragen in Bezug auf Kosten oder Flexibilität auf – das Facility-Management wirkt auf die Verwaltung und Konfiguration der Räume und die Realisierung von Energieeinsparungen.
Für die Einrichtungen geht es darum, ein Auge auf die gesamte Ausstattung zu haben und die Instandhaltungsarbeiten intelligent zu koordinieren, um nie das Lernen zu behindern. Die Sicherheit und Zugänglichkeit durch die Benutzer sind die Prioritäten der Instandhaltung von Schulgebäuden.
Wie kann die Nachverfolgung und Verwaltung von Instandhaltung in Schulen verbessert werden?
Um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, die im Bildungsbereich besonders hoch sind, ist es unerlässlich, methodisch vorzugehen. Man wird genaue Schritte des Facility-Managements definieren, wie zum Beispiel:
Die Erstellung eines detaillierten Inventars der Ausstattungen
Das Inventar ist ein wesentlicher erster Schritt, um die Instandhaltung eines Schulgebäudes zu verbessern. Das genau Verständnis über die Art, die Anzahl und den Standort jedes Vermögenswertes ermöglicht es, jeden Aspekt der Schulwartung abzudecken. Eine Gesamtübersicht ist auch gleichbedeutend mit Vorwegnahme: Angesichts der hohen Frequenz der Bildungseinrichtungen ist es unerlässlich, die Instandhaltung im Voraus zu planen.
Die Planung regelmäßiger Inspektionen
Die regelmäßige Überwachung der schulischen Ausrüstungen und Einrichtungen ist wesentlich, um potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie kritisch werden. Ein präventiver Ansatz der Instandhaltung sollte die Verwalter von Bildungseinrichtungen von einem Teil ihrer Arbeitslast befreien und es ihnen ermöglichen, sich auf die oft schwere interne Organisation zu konzentrieren. Indem Anomalien sofort bei ihrem Auftreten identifiziert werden, können die Einrichtungen größere Unterbrechungen vermeiden und gleichzeitig die Lebensdauer ihrer Ausrüstungen verlängern. Ein wichtiger Faktor für Einsparungen, sowohl in Bezug auf Kosten als auch auf Mühen.
Die Implementierung eines Systems für präventive Wartungsverwaltung
Direkt mit dieser Suche nach Vorwegnahme verbunden, besteht die vorbeugende Instandhaltung aus regelmäßigen Instandhaltungsaufgaben zur Vermeidung von Ausfällen. Diese Instandhaltung kann durch die Aufstellung von Wartungsplänen sowie eine teilweise Automatisierung der Aufgaben umgesetzt werden. Die Nutzung eines Systems für vorbeugende Instandhaltung ermöglicht es, flexibel zu bleiben, selbst bei begrenzten Ressourcen.
Die Verwendung von Facility Management-Software für die Instandhaltung von Einrichtungen und Infrastrukturen
Unter den Facility Management-Softwares nimmt die CMMS/CAFM einen guten Platz ein. Die computergestützte Instandhaltungsmanagement zentralisiert tatsächlich alle notwendigen Informationen zur Überwachung der Ausrüstungen. Aber die Software geht noch weiter mit der Planung von Interventionen, der Ressourcenoptimierung und weiteren Funktionen wie Energie- und Raummanagement. Die CMMS/CAFM ordnet somit die Prozesse der Instandhaltungsverwaltung einer Schule und ermöglicht, immer im Interesse des Endbenutzers zu handeln.
Die Vorteile der Verwendung eines CAFM für die Verwaltung regelmäßiger und komplexer Wartungsaufgaben
Die Vorteile der CAFM-Software für Bildungseinrichtungen sind zahlreich. Zu den bemerkenswertesten gehören:
Die Verbesserung der Ressourcenverwaltung
Die CAFM wirkt sich auf die Produktivität von Bildungseinrichtungen aus: Die Software ermöglicht es, die Planung der Arbeitsaufträge zu optimieren, die Stilllegungszeiten von schulischen Ausrüstungen zu reduzieren und die Produktivität der Instandhaltungsteams zu maximieren. Das Ergebnis ist eine Einrichtung mit maximaler Zugänglichkeit, wo Funktionsstörungen den Lernkomfort nicht behindern. Im Bereich des Managements bringt CAFM eine echte Zeit- und Geldersparnis. Die Software ermöglicht es, oft begrenzte Ressourcen zu rationalisieren, die intelligent zugeordnet werden können.
Die strategische Planung von Interventionen
CAFM bietet fortschrittliche Funktionen für die Planung und Nachverfolgung von Aufgaben. Schulen können auf diese Weise in größerem Rahmen denken und während des Instandhaltungsprozesses von Gebäuden die Verfügbarkeit ihrer Räume gewährleisten. Mit der computergestützten Instandhaltungsverwaltung können sie die Arbeiten priorisieren, je nach ihrer Auswirkung auf die schulischen Aktivitäten und die langfristigen Bedürfnisse besser vorausplanen.
Das Verständnis für interne Prozesse und Bedürfnisse
Neben der Reaktionsfähigkeit bringt CAFM einen wertvollen Gesamtüberblick über alle Geräte, Infrastrukturen und Computerausrüstung einer Einrichtung. Auf diese Weise werden alle Vermögenswerte mit ihren Wechselwirkungen und den damit verbundenen Prozessen betrachtet. Die Instandhaltung von Schulen wird umfassender und die internen Bedürfnisse werden besser verstanden. CAFM bietet Schulen ein tiefgreifendes Verständnis ihrer Funktionsweise und konkrete Hebel zur Verbesserung.
Die Sicherheit aller Einrichtungen
Sicherheit ist ein Hauptkriterium für die Instandhaltung von Schulgebäuden. CAFM unterstützt die Verwalter durch eine strenge Normenüberwachung, eine lückenlose Rückverfolgbarkeit und einen wichtigen präventiven Aspekt für den täglichen Schutz der Anwesenden. Von präventiven Sicherheitsmaßnahmen (Alarme, Zugangssysteme, Kameras) bis hin zum Sanitieren der Räume ermöglicht CAFM, die Sicherheit so umfassend wie möglich abzudecken.
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Fallstudien und Best Practices
Im Jahr 2020 hat RCSI, eine führende Ausbildungseinrichtung für Chirurgie in Irland, DIMO Maint für die Verwaltung seiner 30 Standorte übernommen, darunter eine Universität und eine internationale Forschungseinrichtung. Dank CMMS/CAFM hat RCSI die Verwaltung seiner Einrichtungen deutlich verbessert, eine starke präventive Dimension eingeführt und den Informationsaustausch zwischen seinen Teams verstärkt.
Grund für diese Vorteile war die erhöhte Fähigkeit zur Zusammenarbeit über CMMS/CAFM, die RCSI zuvor nicht hatte. Die Möglichkeit für Facility Management-Teams, eine mobile Anwendung zu nutzen und die kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen den Instandhaltungsakteuren spielten eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Instandhaltung.
Für das RCSI bedeutete CAFM auch den Übergang zur Digitalisierung, die eine wesentlich höhere Genauigkeit in den Instandhaltungsabläufen ermöglichte. Daraus ergaben sich eine bemerkenswerte Ressourcenoptimierung, die Verbesserung der Datensicherheit und eine bessere Einhaltung der regulatorischen Normen. CAFM konnte sich an das spezielle Profil der Einrichtung anpassen und die Verwalter von bedeutenden administrativen Zwängen befreien.
Erfahren Sie mehr über die Erfahrungen der Royal College of Surgeons in Ireland University in der vollständigen Fallstudie: “Die Verwaltung von 30 Universitätsgebäuden in Irland mit DIMO Maint CAFM“.
Wie dieses Fallbeispiel zeigt, ermöglicht eine ordnungsgemäße Instandhaltung von Gebäuden und Ausstattungen dem Bildungssektor, sich auf Empfang und Zugänglichkeit zu konzentrieren. Um eine maßgeschneiderte Strategie zu verfolgen, ist es wesentlich, sich mit leistungsfähigen Tools wie CAFM-Software auszustatten. Die durch den Computer unterstützte Wartung bietet eine präventive Dimension, die die manuelle Verwaltung nicht ermöglicht, und garantiert eine sichere schulische Umgebung, die langfristige Praktiken verbessert.
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