Facility Management: Wie können Sie die Verwaltung Ihres Gebäudebestands optimieren?

Facility Management ist die Grundlage für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens oder eines Gebäudes mit Publikumsverkehr und umfasst eine Vielzahl wichtiger Dienstleistungen. Wenn Sie das Konzept kennen und richtig anwenden, können Sie einen Arbeitsbereich definieren, der in jeder Hinsicht den Bedürfnissen und Standards entspricht, und damit die Grundlage für einen gesunden Gebäudebestand legen.

Die Aufgabe ist jedoch nicht einfach, da die zu koordinierenden Aktivitäten ebenso vielfältig wie komplex sind. Softwarelösungen werden zu den besten Verbündeten von Managern gehören, um alle Vorgänge zu koordinieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was Facility Management ist, wie Sie es in Ihre Organisation integrieren können und wie CMMS Ihnen dabei helfen kann, Ihre Leistung zu verbessern.

 

Was ist Facility Management?

Das DIN definiert Facility Management als

eine organisatorische Funktion, die Personen, Ort und Prozess innerhalb der bebauten Umgebung zu dem Zweck integriert, die Qualität des Lebens von Personen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern”.

Das Facility Management wird auch mit den Allgemeinen Diensten verglichen und umfasst daher die komplette Instandhaltung eines Gebäudes und die Koordination der internen Dienste. Ein umfangreicher Koordinierungsauftrag, der sowohl einen einzelnen Standort als auch einen ganzen Gebäudebestand betreffen kann.

Facility Management geht über die reine Instandhaltung hinaus und stellt den Menschen in den Mittelpunkt des Betriebs. Techniker, Gebäudenutzer oder -betreiber: Das Ziel ist es, Sichtweisen und Fachwissen zu bündeln und diese in den Dienst eines dauerhaften Lebensraums zu stellen. Dieser Raum soll dann besser auf die aktuellen wirtschaftlichen, gesellschaftlichen und ökologischen Probleme der Unternehmen eingehen.

Als das Facility Management in Frankreich in den 1980er Jahren aufkam, wurde es in der Regel intern durchgeführt. Mit zunehmender Ausstattung und Herausforderungen hat diese Aufgabe jedoch einen immer größeren Anteil an der Tätigkeit von Organisationen eingenommen. Immer mehr Organisationen lagern diese Aufgabe aus oder versuchen zumindest, sie durch die Anstellung eines Facility Managers zu optimieren. Der Facility Manager ist ein wichtiger Faktor für die betriebliche Effizienz und die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens.

 

Wie integriert sich das Facility Management in Ihre Organisation?

Das Facility Management umfasst heute eine Vielzahl von Dienstleistungen. Insbesondere kann diese vollwertige Tätigkeit folgende Aufgaben beinhalten:

  • Instandhaltung von Gebäuden
  • Verwaltung der Innenräume (ReinigungБББ) 
  • Sicherheitssysteme (Zugangskontrolle, Brand- oder Einbruchalarm…)
  • Energieverbrauch (Elektrizität, Klimatisierung…)
  • Logistik
  • Grünzonen
  • Nebenleistungen wie Post, Rezeption, Catering…

In der Praxis richtet sich das Facility Management in erster Linie nach den Anforderungen des Gebäudes, in dem es eingesetzt wird. Es muss vor allem auf die Herausforderungen der Produktivität, die Qualität des Arbeitslebens und die Einhaltung von Vorschriften reagieren. Vom Gebäudemanagement selbst bis hin zu übergreifenden Themen und Strategien ist das Facility Management in allen Bereichen des Unternehmens zu finden.

Diese Koordination von Ressourcen und Dienstleistungen bedeutet eine riesige Managementarbeit. Ohne eine effiziente Zentralisierung der Informationen ist es schwierig, all diese Maßnahmen wirksam zu koordinieren. Daher ist es wichtig, die richtigen Lösungen zu wählen und sein Facility Management zu überwachen. Das bedeutet, dass sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren und mehr Wert schaffen kann.

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Der Facility Manager: eine zentrale Rolle in der Organisation

Der Facility Manager ist der Verantwortliche, der alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verwaltung eines Gebäudes koordiniert Dieser Manager, der oft ein externes auf diesen Bereich spezialisiertes Unternehmen ist, steht im Zentrum aller Vorgänge. Um seine Aufgabe erfolgreich zu erfüllen, muss er sich also sowohl mit dem menschlichen Aspekt (Management und Koordination) befassen als auch die erforderlichen materiellen Ressourcen bewerten und gleichzeitig die Betriebskosten begrenzen.

Was ist Facility Management? Die Aufgabe des Facility Managers umfasst insbesondere:

  • Die Ermittlung der Gebäudebedürfnisse
  • Die Planung der Einsätze und der Instandhaltung
  • Die Verwaltung der Teams (Organisation der Einsätze, Koordination der Dienstleister)
  • Die Erstellung und Überwachung des Budgets
  • Die Kontrolle und ständige Einhaltung der Hygiene- und Sicherheitsnormen
  • Die Führung von Dashboards, anhand derer die Situation des Gebäudes jederzeit nachvollziehbar ist

Der Facility Manager, der das Orchester der Anlagen dirigiert, muss sich nicht nur an den Arbeiten vor Ort beteiligen, sondern auch die Instandhaltung in ihrer Gesamtheit überwachen, um eine gute Leistung der Infrastruktur zu gewährleisten. Er muss daher gut organisiert sein und einen Überblick über seine Aufgaben haben.

 

Warum ist eine CMMS-Software für eine optimale Verwaltung Ihres Gebäudebestands unerlässlich?

Die Überwachung der Instandhaltung eines ganzen Gebäudes kann nicht improvisiert werden: Diese erfordert zuverlässige und umfassende Werkzeuge. Die gründliche Verwaltung der Ausrüstung ist eine der zentralen Rollen von CMMS, oder Computerized Maintenance Management System. Die Softwarelösung zentralisiert alle Informationen, die für die Verwaltung der zahlreichen beteiligten Berufsgruppen notwendig sind, und erleichtert deren Koordination. Das CMMS steht im Zentrum der Organisation und unterstützt den Facility Manager mit aktuellen Informationen, wann immer er diese benötigt.

Das CMMS bietet nicht nur einen guten Überblick über die Anlagen. Eine computergestützte Instandhaltung bedeutet auch:

  • Stärker automatisierte Prozesse, die Zeit sparen und Fehler ausschließen
  • Planung und Bestandsverwaltung in Echtzeit, so dass die Ressourcen nie ausgehen
  • Kostenverwaltung, die wichtig ist, um Ausgabenschwerpunkte zu verstehen und Einsparungen zu erzielen
  • Nachverfolgung der Wartungsarbeiten dank der vollständigen Verlaufsliste der Einsätze
  • Eine 360°-Sicht, die eine Quelle der Antizipation ist

All diese Funktionen – und die vielen anderen Informationen, die das CMMS liefert – ermöglichen es dem Facility Manager, das Gebäude in seiner Gesamtheit zu erfassen oder ins Detail einzugehen, wann immer es nötig ist. Darüber hinaus erleichtert die Lösung die Verwaltung erheblich, da die Dokumente vollständig papierlos sind und die Prozesse kollaborativer gestaltet werden können. Das Facility Management verfügt somit über einen Echtzeitaspekt, der die Reaktionsfähigkeit vor Ort erhöht.

 

Wie kann unsere CMMS-Software Ihr Facility Management verändern?

Die vollständig auf das Facility Management ausgerichtete Lösung DIMO Maint FM vereint in einem zentralen Tool Funktionen, die für die Verwaltung von Dienstleistungsgebäuden entwickelt wurden. Die Software erleichtert die Verwaltung eines oder mehrerer Standorte und deckt alle grundlegenden Aspekte des Facility Managements ab: Kostensenkung, optimale Betriebsabläufe und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

DIMO Maint FM, bietet wesentliche Funktionen wie:

  • Verwaltung der Gebäude und ihrer Ausstattung: Die Software-Lösung zentralisiert vollständige Daten (technische Dokumente, Verlauf, Vorschriften), die es ermöglichen, den gesamten Lebenszyklus eines oder mehrerer Gebäude nachzuvollziehen
  • Verwaltung von Auftragnehmern und Verträgen: Die CMMS-Software erleichtert die Verwaltung der zahlreichen Auftragnehmer und garantiert eine perfekte Nachverfolgung der gesetzlichen Dokumente (Verträge, Rechnungen, Kostenvoranschläge).
  • Kommunikation: Durch die Software wird der Informationsaustausch zentralisiert und die Validierungsprozesse werden verkürzt
  • Budgetüberwachung: Maßgeschneiderte Budgets können pro Zeitraum oder pro Maßnahme festgelegt werden. Kostenvoranschläge und Rechnungen können direkt von externen Dienstleistern erstellt und im Tool protokolliert werden.
  • Anpassbare Dashboards: Das sehr umfassende Berichtswesen integriert alle für Ihre Organisation relevanten KPIs und passt sich an seine Benutzer an.

Zu den wichtigsten Vorteilen von DIMO Maint FM, einer speziell für den Dienstleistungssektor entwickelten Lösung, gehören:

  • Mobilität und Zugänglichkeit: Da DIMO Maint FM über eine einfache Internetverbindung genutzt werden kann, kann es von jedermann von einem Computer aus oder vor Ort verwendet werden.
  • Anpassungsfähigkeit: Bestehend aus drei mobilen Anwendungen für Gebäudemanager, Techniker und Nutzer, passt sich die Lösung an ihre Anwender an.
  • Interoperabilität: Das CMMS für den Dienstleistungssektor von DIMO Maint lässt sich in Ihr bestehendes IS integrieren und nutzt die gebäudespezifischen Daten.

Umfassend und leicht zu erlernen: DIMO Maint FM macht das Gebäudemanagement für alle Organisationen zugänglich und passt sich im Laufe der Zeit an ihre Entwicklungen an. Die Informationen sind sofort verfügbar, und Ihr Facility Management wird umso agiler.

 

Zum Schluss

Die Vielfalt der Tätigkeiten, die das Facility Management umfasst, stellt die Manager vor große Herausforderungen. Bei der Organisation von Informationen ist Klarheit von entscheidender Bedeutung. Die Einführung einer CMMS-Lösung wie DIMO Maint FM bedeutet, eine zuverlässigere Immobilieninstandhaltung zu gewährleisten, die zur Sicherheit in Ihrem Gebäude beiträgt. Das CMMS ermöglicht eine bessere Vorausplanung und einen effizienten Informationsabgleich, und die reibungslose und agile Koordination führt zu einer perfekt funktionierenden Arbeitsumgebung.

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FAQ 

Was sind die größten Herausforderungen für das Facility Management?

Das Facility Management steht vor mehreren Herausforderungen, wie z.B. die Verwaltung der Instandhaltung der Infrastruktur, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften, die Optimierung der Energieeffizienz oder die Anpassung an den technologischen Wandel.

Inwiefern verbessert eine CMMS-Software das Facility Management?

Eine CMMS-Software (Computer Aided Maintenance Management) kann viele Aufgaben des Facility Managements automatisieren und vereinfachen. Sie ermöglicht eine zentrale Verwaltung der Betriebsabläufe, eine bessere Planung der Instandhaltungsaufgaben und gewährleistet eine optimale Rückverfolgbarkeit.

Was sind die wichtigsten Auswahlkriterien für eine gute CMMS-Software für das Facility Management?

Die Wahl der richtigen CMMS-Software hängt von mehreren Kriterien ab: ihrer Ergonomie, ihrer Integrationsfähigkeit in andere Systeme, der Qualität ihres Kundensupports, und auch von ihren spezifischen Funktionen, wie der Verwaltung von Instandhaltungstickets oder der vorausschauenden Analyse.

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