Die Verwaltung von Einrichtungen und Gebäuden ist für Organisationen, die Räume wie Büros, Lokale, Lagerhallen, Krankenhäuser und Schulen betreiben, von entscheidender Bedeutung. Diese Verwaltung beinhaltet die Planung, Organisation, Kontrolle und Maximierung der Nutzung von materiellen und menschlichen Ressourcen, um einen optimalen Betrieb zu gewährleisten. Sie umfasst unterschiedliche Aspekte wie Instandhaltung, Sicherheit, Reinigung, Energie, Abfall- und Anlagenmanagement, sowie die Koordination von Subunternehmern und Serviceanfragen. FM-Softwares, auch CAFM “Computer-Aided Facility Management” in den englischsprachigen Ländern genannt, tragen dazu bei, das Gebäudemanagement zu verbessern und den Alltag der Facility-Management-Teams zu erleichtern. Sie zentralisieren, automatisieren und analysieren Informationen über die Einrichtungen, wodurch Prozesse und Arbeitsabläufe optimiert werden. Diese Werkzeuge bieten bedeutende Vorteile, einschließlich der Kostensenkung, der Produktivitäts- und Qualitätssteigerung sowie der Einhaltung von Normen, was die Zufriedenheit der Nutzer erhöht. Dieser Artikel untersucht, wie Sie eine FM-Software auswählen, die Ihren Bedürfnissen entspricht, und welche wesentlichen Merkmale beachtet werden sollten, um ihren vollen Nutzen zu ziehen.
Was ist eine Facility-Management-Software?
Eine Facility-Management-Software ist für Standortverwalter unerlässlich, da sie eine Vielzahl alltäglicher Aufgaben koordiniert und vereinfacht. Dieses System ermöglicht eine umfassende Planung und Verwaltung innerhalb eines physischen Raums und bezieht Personen, Prozesse und Objekte mit ein. Nehmen wir das Beispiel großer Standorte mit Hunderten von Anlagen, die durch Beschilderung gekennzeichnet sind. Mit einer Facility-Management-Software können Verwalter diese Anlagen mühelos instand halten und perfekt warten. Als spezialisierte technologische Lösung spielt die Facility-Management-Software eine Schlüsselrolle bei der Zentralisierung, Automatisierung und Analyse von Daten, die mit Gebäuden zusammenhängen. Sie vereinfacht das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen und bietet bemerkenswerte Vorteile wie Kostenreduzierung, Produktivitätssteigerung, Qualitätsverbesserung, Normenkonformität und Benutzerzufriedenheit.
Indem Elemente aus CMMS-Systemen, EAM (Enterprise Asset Management) und IWMS (Integrated Workplace Management System) kombiniert werden, umspannt die Facility-Management-Software verschiedene Bereiche wie Informationstechnologie, Instandhaltungsmanagement von Gebäuden und Anlagen, Immobilienmanagement und administrativen Support. Facility Management ist somit eine integrierte Praxis, die darauf abzielt, den physischen Arbeitsplatz mit den menschlichen Ressourcen und den Aktivitäten der Organisation in Einklang zu bringen
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7 Schlüsselfunktionen einer Facility-Management-Software.
Eine Facility-Management-Software bietet eine umfassende Lösung für das Management aller Aspekte, die mit Gebäuden und Anlagen zu tun haben. Sie integriert zahlreiche Funktionen, die die Abläufe für Facility-Manager und Instandhaltungsteams vereinfachen. Lassen Sie uns die wesentlichen Funktionen erkunden, die eine Facility-Management-Software bietet:
Standort- und Anlagenmanagement.
Unverzichtbar für die Erfassung, Lokalisierung und Verfolgung aller Vermögenswerte und Anlagen in Gebäuden, umfasst diese Funktion auch die Verwaltung des Lebenszyklus der Anlagen. Sie beinhaltet die Definition von Status, Wert, Garantien und Historie der Anlagen und erleichtert so das Vermögensmanagement und Entscheidungen in Bezug auf Investitionen, Erneuerungen oder Veräußerungen.
Instandhaltungsmanagement für präventive und korrektive Maßnahmen.
Diese ermöglicht die Planung und Durchführung von präventiven und korrektiven Instandhaltungsmaßnahmen. Diese Funktion umfasst das Management von geplanten und ungeplanten Instandhaltungsaufgaben, Ersatzteilen, Lagerbeständen, Kosten und Zeitrahmen. Sie trägt zur Optimierung der Leistung und Zuverlässigkeit von Gebäuden und Anlagen bei, hilft deren Lebensdauer zu verlängern, Ausfälle zu minimieren und Ausfallzeiten zu reduzieren.
Planung und Überwachung von Arbeiten
Ausgerichtet auf die Organisation und Überwachung von Bauarbeiten, wie Umzüge oder Renovierungen, ermöglicht diese Funktion auch das Management von personellen und materiellen Ressourcen sowie von Zeitplänen, Budgets und Einschränkungen. Sie gewährleistet daher eine bessere Koordination von Projekten unter Einhaltung von Kosten und Fristen.
Raum- und Lokalmanagement
Diese Funktion ist darauf ausgelegt, die Belegung, Zuweisung und Verwaltung von Raum und Räumlichkeiten zu optimieren. Sie schließt das Management von Plänen, Flächen, Kapazitäten und Konfigurationen ein. Durch die Verbesserung von Komfort, Sicherheit und Produktivität der Nutzer trägt sie auch zur Reduzierung der Immobilienkosten bei.
Vertrags- und Lieferantenmanagement
Mit dieser Funktion ist es möglich, Verträge und Beziehungen zu Subunternehmern effektiv zu überwachen. Sie erleichtert auch die Verwaltung von Angeboten, die Ausschreibungsgestaltung, Bestellungen und trägt so zur Verbesserung der Qualität, Effizienz und Rentabilität externer Dienstleistungen bei.
Dashboard und Berichte
Diese Funktion erlaubt es, Daten von Standorten zu sammeln, zu verarbeiten und visuell darzustellen. Sie fördert die Erstellung von Leistungsindikatoren, kundenspezifischen Berichten, Reporting, Benchmarking und Alerts. Sie ist daher unverzichtbar für eine bessere Steuerung, eine erhöhte Kontrolle und eine kontinuierliche Verbesserung der Instandhaltung und des Gebäudemanagements.
Die Bedeutung von Mobilität in den Funktionen einer Facility-Management-Software
Mobilität ist ein entscheidender Aspekt für die Verwalter von Einrichtungen. Sie müssen oft vor Ort sein, um Diagnosen zu stellen, Arbeiten zu überwachen, die Qualität der Dienstleistungen sicherzustellen oder mit Nutzern und Lieferanten zu kommunizieren.
Um ihre Standortverwaltung zu vereinfachen, ist es wichtig, dass die Funktionen der Facility-Management-Software auf mobilen Geräten wie Smartphones, Tablets oder Laptops zugänglich sind. Mobiler Zugang verbessert die Reaktionsfähigkeit, Effizienz und Produktivität der Verwalter.
Mobilität ermöglicht es ihnen:
- Sich aktuelle Informationen über Standorte in Echtzeit anzusehen und zu aktualisieren, wodurch der Bedarf an Bürobesuchen oder die Verwendung von Papierdokumenten entfällt;
- Auf Serviceanfragen, Arbeitsaufträge und verschiedene Hinweise sofort von ihrem mobilen Gerät aus zu reagieren;
- Anlagen und Ausrüstungsgegenstände zu lokalisieren, Barcodes oder QR-Codes zu scannen, Fotos zu machen und Sprachkommentare aufzuzeichnen;
- Auf Pläne, technische Datenblätter, Benutzerhandbücher und Verfahren zuzugreifen;
- Den Fortschritt von Arbeiten zu überwachen, Einsätze zu genehmigen, Lieferpapiere zu unterzeichnen usw.;
- Berichte, Dashboards und Leistungsindikatoren zu erstellen und anzusehen;
- Die Kommunikation mit den Außenteams, Nutzern und Lieferanten zu erleichtern.
Daher ist Mobilität ein entscheidender Faktor im Facility-Management. Es ist wesentlich, dass die Software eine einwandfreie Benutzererfahrung, eine verfeinerte Ergonomie, eine automatische Synchronisierung und verbesserte Sicherheit bietet.
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Integration mit anderen Systemen
Eine Facility-Management-Software ist grundsätzlich darauf ausgelegt, nicht autonom zu operieren. Sie muss sich effizient in verschiedene Systeme und Anwendungen integrieren lassen, die im Rahmen der Verwaltung und Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen genutzt werden. Diese Integration erleichtert den Datenaustausch, die Prozesssynchronisation, das Vereinfachen von Operationen und trägt zur Verbesserung der Gesamtleistung bei. Hier sind einige Schlüsselbeispiele für Integrationen:
Integration mit BIM-Systemen (Building Information Modeling)
BIM ist ein innovativer Ansatz für das Design, den Bau und das Management von Gebäuden, basierend auf der Nutzung von 3D-Digitalmodellen. Es bietet die Möglichkeit, physische und funktionelle Eigenschaften von Gebäuden präzise zu visualisieren, zu simulieren und zu analysieren und erleichtert die Verwaltung ihres Lebenszyklus.
Durch die Integration zwischen FM und BIM ist es möglich, Daten aus dem 3D-Modell mit denen der Facility-Management-Software zu verknüpfen, was eine umfassende und aktuelle Sicht auf die Anlagen bietet. Dadurch wird der Übergang von der Bauphase zur Betriebsphase erleichtert, die Planung und Durchführung der Instandhaltung gemäß den tatsächlichen Daten optimiert und die Erkennung und Lösung von Problemen beschleunigt.
Kompatibilität mit Immobilienverwaltungstools
Immobilienverwaltung umfasst alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Management von Immobilieneigentum, einschließlich der Verwaltung von Mietverträgen, Mieten, Nebenkosten, Steuern und Versicherungen, unter anderem. Dies erfolgt oft mit spezialisierten Werkzeugen, wie Software für Mietverwaltung, Eigentumsgemeinschaften und Vermögensverwaltung.
Die Kompatibilität zwischen FM und diesen Immobilienverwaltungstools bereichert die Verwaltung finanzieller, rechtlicher und administrativer Elemente der Einrichtungen zusätzlich zu den technischen und betrieblichen Aspekten. Sie ermöglicht es, die Nachverfolgung von Verträgen, Rechnungen, Zahlungen, Eintreibungen und Streitigkeiten zu rationalisieren. Das hilft auch dabei, die Rentabilität, den Wert und die Leistung des Immobilienportfolios zu überwachen.
Verbindung mit Sicherheits- und Überwachungssystemen
Sicherheits- und Überwachungssysteme, zu denen Kameras, Alarmanlagen, Sensoren und Zugangskontrollen gehören, spielen eine entscheidende Rolle beim Schutz von Anlagen vor verschiedenen Risiken wie Einbrüchen, Feuern und Ausfällen.
Die Verknüpfung der Facility-Management-Software mit diesen Systemen verstärkt die Sicherheit der Standorte, der Nutzer und des Materials. Sie erlaubt es, in Echtzeit Benachrichtigungen über Anomalien zu erhalten, Korrekturmaßnahmen einzuleiten, Zugänge zu sensiblen Bereichen zu steuern und die Einhaltung von Sicherheitsnormen zu gewährleisten.
Personalisierung und Skalierbarkeit
Eine Facility-Management-Software muss flexibel genug sein, um den einzigartigen Bedürfnissen jeder Organisation und Einrichtung gerecht zu werden. Sie muss sich an technologische Veränderungen, regulatorische Entwicklungen und neue Verwaltungsmethoden anpassen können. Deshalb sind die Merkmale der Personalisierung und Skalierbarkeit beim Auswahlprozess einer Facility-Management-Software von entscheidender Bedeutung.
Personalisierung bietet die Möglichkeit, die FM-Software nach den spezifischen Wünschen und Anforderungen jedes Nutzers zu gestalten. Dazu gehört die Anpassung der Benutzeroberfläche, der Funktionen, Konfigurationen, Berichte und vieles mehr. Es ist sogar möglich, spezielle Module oder Erweiterungen nach den speziellen Bedürfnissen eines Berufs oder eines Sektors zu entwickeln. Dank dieser Personalisierung wird das Benutzererlebnis verbessert und somit Zufriedenheit und Loyalität gefördert.
Skalierbarkeit stellt sicher, dass die Facility-Management-Software in der Lage ist, sich an Expansion und Veränderungen der Organisation und ihrer Anlagen anzupassen. Sie garantiert die Unterstützung einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern, Assets, Ausrüstungen und Standorten. Darüber hinaus ermöglicht Skalierbarkeit, die Software gemäß technologischer Fortschritte, neuer Standards und aufkommender Trends zu aktualisieren, und trägt so zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit, Wettbewerbsfähigkeit und Nachhaltigkeit der Organisation bei.
Eine CAFM, die sowohl anpassbar als auch skalierbar ist, stellt somit einen beträchtlichen Vorteil für das Gebäudemanagement dar. Sie gewährleistet die Übereinstimmung mit den gegenwärtigen und zukünftigen Bedürfnissen, bietet einen Wettbewerbsvorteil und ist Teil eines kontinuierlichen Verbesser.
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