ORTEC Services ist Teil der ORTEC-Gruppe (Hauptsitz in Aix-en-Provence, 12.500 Mitarbeitende in 24 Ländern, 187 Niederlassungen in Frankreich, 62 internationale Niederlassungen für 1,2 Mrd. € Umsatz). Seit der Übernahme durch die Mitarbeiter im Jahr 1992 hat die Gruppe ihre Aktivitäten durch externes Wachstum erheblich ausgeweitet. Der Geschäftsbereich Services, der am Hauptsitz angesiedelt ist, bietet Kundenunterstützung von Designstudien, Contracting, industrieller Reinigung und Abfallsammlung für multinationale Unternehmen (Total, EDF, Airbus usw.) in verschiedenen Sektoren wie Energie, Kernkraft, Öl & Gas, Lebensmittel, Bergbau und Luftfahrt. Gabriel Guillen, Group CMMS Manager bei ORTEC Services, kennt die Vorteile von DIMO Maint MX, eine Lösung, die Genauigkeit und Zeitersparnis bietet, insbesondere im Rahmen des Org’Agence Projekts, das speziell auf die Harmonisierung der guten Wartungspraktiken innerhalb der Gruppe abzielt.
Eine eigene Wartungsorganisation für jede Niederlassung
DIMO Maint MX wurde nach einem sechsmonatigen POC ausgewählt, als Gabriel Guillen gerade in den Materialpark von ORTEC Services eingetreten war. Seine erste Aufgabe bestand darin, das CMMS in den Niederlassungen der Gruppe einzuführen, zu verbessern und zu pflegen. Heute arbeiten etwa 35 mit DIMO Maint MX, hauptsächlich in Frankreich und Afrika (Kongo, Gabun, Ghana).
Die Ausrüstung umfasst viele Lkws, konzernspezifische Ausrüstung, Metallurgie, Anhänger und Kräne, insbesondere für den Ölsektor. Die Materialabteilung, die Eigentümerin der Ausrüstung ist, stellt diese den Niederlassungen zur Verfügung und berät auch bei der Beschaffung und Wartung.
Das jeweilige Material erfordert jährliche Instandhaltungsmaßnahmen, für die die Niederlassungen verantwortlich sind“, erklärt Herr Guillen. „Wir unterstützen die Einheiten bei ihrer Organisation, aber die Entscheidung liegt beim Niederlassungsleiter, da jede Niederlassung ihre eigene Instandhaltungs- und Betriebsorganisation hat“.
Ortec Services verbessert die Organisation seiner Wartung mit dem CMMS DIMO Maint
Die Harmonisierung der Wartungspraktiken ist ein Schlüsselelement des Projekts „Org’Agence“
Die Wartung wird von einem Materialmanager durchgeführt, der alle oder einen Teil der Arbeiten an Dritte vergeben kann. Einige Niederlassungen haben einen Werkstattleiter und Mechaniker, die sich um die Instandhaltung des Materials kümmern. Es liegt im Ermessen der Niederlassung, ob die Instandhaltung internalisiert wird oder nicht.
Wir haben eine beratende Funktion und helfen bei der Dimensionierung. Zum Beispiel erfolgt die Instandhaltung von Fahrzeugen, die jünger als 15 Jahre sind, durch Unterauftragsvergabe an die Händler. Fahrzeuge, die älter als 15 Jahre sind, werden intern verwaltet. Generell werden Fahrzeuge in zwei Bereiche unterteilt: der Träger – das Fahrzeug an sich – und die Ausrüstung“, erklärt Herr Guillen.
Das in der Zentrale entwickelte Org’Agence-Projekt ermöglicht es, einen Rahmen für gute Praktiken zu schaffen und diese zu harmonisieren, und die Instandhaltung ist ein Teil davon. Einige Wartungsstandards stammen von Niederlassungen, die ihr Programm sehr gut eingespielt hatten und wussten, wie man die Ausrüstung richtig instand hält.
Der lange, unruhige Fluss des CMMS
Die Wahl des aktuellen CMMS ist das Ergebnis mehrerer gescheiterter Versuche mit kommerziellen Lösungen oder intern entwickelten Tools. Es schien problematisch, verschiedene Materialtypen und auch Abfallbehandlungsanlagen mit demselben Tool zu verwalten. Durch eine Ausschreibung wurden eine Reihe von Zielen festgelegt, die erfüllt werden sollten:
- 100 % der Wartungsarbeiten durchführen,
- Verfolgung der Wartungspläne für rollendes und nicht rollendes Material,
- Eine einfache und ergonomische Lösung,
- Integration in das Informationssystem.
Wie Herr Guillen sagte, „traf DIMO Maint in allen Bereichen ins Schwarze, zumal einige Benutzer keine IT-Experten waren. Die Auswahl wurde von einer Projektgruppe getroffen, die aus einer Person aus der Hardware, der IT-Abteilung und den Wartungsmanagern verschiedener Niederlassungen bestand. Die Gruppe stellte fest, dass verschiedene CMMS-Tools nebeneinander existierten (Excel-Dateien, Papier usw.) und es gab daher den Wunsch, die Herangehensweise zu vereinheitlichen“.
Dateneingabe: ein notwendiger Schritt im Vorfeld
Das Tool wurde in mehreren Niederlassungen in Frankreich (Fos/Mer, Rouen und St-Quentin) und im Kongo getestet, die über unterschiedliche Ausrüstungen verfügten.
Bei der Dateneingabe geht es darum, herauszufinden, wie die Einstellungen vorgenommen werden“, erklärte Herr Guillen. Eine Analyse wird für jede Niederlassung und nicht als Ganzes durchgeführt, da jede Niederlassung ihre Besonderheiten hat: Einige haben einen Materialverantwortlichen. Manchmal ist der Betrieb für die Wartung zuständig. Manchmal wird die gesamte oder ein Teil der Instandhaltung ausgelagert. Es muss herausgearbeitet werden, wer die Akteure der Instandhaltung innerhalb der Niederlassung sind, insbesondere wie die Überwachung organisiert ist, woher die Anfragen für kurative und präventive Maßnahmen kommen, wer sie erhält, wer sie bearbeitet, wer die Termine vereinbart, wer sie überprüft und abschließt, wie die Instandhaltung und die damit verbundenen Ausgaben analytisch verwaltet werden. Ziel ist es, dass dieses Audit die Arbeitsweise der Niederlassung genau erfasst, um die verschiedenen Prozesse in das CMMS zu integrieren und folgende Fragen zu beantworten: Wer ist der Empfänger der gesetzlich vorgeschriebenen präventiven Interventionsscheine (BI)? Wer beantragt kurative Maßnahmen? Wer schließt die BIs ab? Werden die Ausgaben im CMMS erscheinen? Im ERP? Muss man Schnittstellen einrichten? Auch der Terminplan wird berücksichtigt, denn es geht darum, die Nutzer genau zu identifizieren“.
Die entscheidende Phase der Einstellung
Das ERP enthält die exportierte Material-Datenbank. Herr Guillen kennt die Geräte, die im CMMS je nach ihren Besonderheiten nachverfolgt werden sollen, wobei es sich in der Regel um große Geräte handelt, für die alle Kontrollen erstellt werden.
Jede Kategorie von Ausrüstungen muss gesetzliche Kontrollen durchlaufen, wie z.B. eine technische Kontrolle, gesetzliche Kontrollen nach Unfällen und schließlich Wartungskontrollen. Alles wird in Org’Agence festgelegt. Vor der Installation in der Niederlassung müssen die Parameter für jedes Fahrzeug und jede Ausrüstung festgelegt werden. Dieser Prozess, der bei einer kleinen Niederlassung 3 Monate gedauert hatte, wurde auf ein bis zwei Wochen reduziert“, erzählt Guillen.
Die Materialbasis ist nach Ausrüstungskategorie mit ihren Attributen (Atex, ADR) und der Größe der Maschine (Leichtfahrzeug, Schwerlastfahrzeug, autonom oder nicht autonom…) strukturiert. Mit Hilfe eines Makros erstellt Herr Guillen automatisch die Importdatei für vorbeugende Maßnahmen, so dass er weiß, welche Kontrolle welchem Gerät zugewiesen wird. Es initialisiert die Daten mithilfe der bereits im ERP vorhandenen Prüfungen, was eine fertige Liste von Materialien ergibt.
Automatisierung und Schnittstellen zwischen ERP und CMMS
Die Erstellung der Ausrüstungen und vorbeugenden Eingriffen wird von Herrn Guillen durchgeführt. „Das System ist in der Lage, das Material zu erfassen, das in den Fuhrpark ein- und ausgeht, um neue vorbeugende Maßnahmen zu erstellen und zu überprüfen, ob beim Verkauf eines Fahrzeugs aus dem Fuhrpark nichts vergessen wurde. Daher haben wir die Prozesse automatisiert.
Die Materialdatenbank aktualisiert automatisch das CMMS, daher war eine Schnittstelle ursprünglich erforderlich. Wir erstellen Geräte, die wir bei Veräußerungen zwischen Niederlassungen verschieben. Manchmal sind die Niederlassungen verschiedene Unternehmen. Es muss also ein Verkauf zwischen zwei Unternehmen stattfinden, was die Schnittstelle berücksichtigt.
Hinzu kommen insbesondere die Nachverfolgung von Lieferanten und Teilen. Im CMMS abgeschlossene behördliche Kontrollen werden im ERP aktualisiert. Je nach Art ihrer Tätigkeit sind nicht alle Niederlassungen damit ausgestattet. Das Ziel ist, dass alles bereit ist, wenn wir in die Niederlassung gehen, um die Schulungen durchzuführen und eventuelle Versäumnisse zu korrigieren. In der Regel werden Serviceanfragen mobil gestellt, da die Fahrer mit Smartphones ausgestattet sind und Serviceanfragen stellen können, indem sie sich in die Datenbank einloggen“.
Der CMMS-ERP-Konnektor umfasst:
- Regulatorische Verträge: Diese werden im ERP für alle Niederlassungen nachverfolgt. Diejenigen, die mit CMMS ausgestattet sind und die gesetzlichen Verträge der Fahrzeuge in das ERP-System eingeben, ermöglichen einen globalen Informationsaustausch auf Gruppenebene.
- Synchronisation des Hardware-Repositoriums
- Einkauf: Es ist möglich, Bestellungen im ERP zu tätigen und dann einen Interventionsschein mit einer Bestellung im ERP zu verknüpfen. So sieht man im ERP die offenen, d. h. im CMMS nicht abgeschlossenen Interventionsscheine. Man kann einen Interventionsschein (BI) auswählen und bei der Abnahme der Bestellung läuft die Ausgabe unter einer Zeile „Lieferantenressourcen“ im ausgewählten BI.
Darüber hinaus können die Interventionsscheine aus dem CMMS in Tools zur Fahrzeugplanung übernommen werden.
Die notwendige Gewöhnung an die Instandhaltung
Ein CMMS ist kein Werkzeug, das nur der Instandhaltung gewidmet ist: Es ist für die gesamte Niederlassung nützlich, insbesondere für den Betrieb, der es nutzen kann, um Anomalien zu melden oder kurative Maßnahmen zu ergreifen. Herr Guillen hat seit seiner Ankunft im Jahr 2018 mehr als 30 Niederlassungen eingerichtet:
Bei Audits werden manchmal einige nicht formalisierte Prozesse festgestellt. Das CMMS ist daher auf dieser Ebene strukturierend. Je mehr Einsätze es gibt, desto mehr Unterstützung wird benötigt, um neues Material zu registrieren. Wir stellen sicher, dass nur eine Person pro Niederlassung für das Material verantwortlich ist, dass die gesetzlichen Kontrollen die gleichen Bezeichnungen und Standards haben und dass alle Geräte auf die gleiche Weise erstellt werden. Dadurch entsteht eine gesunde Datenbank, die anhand der im ERP vorhandenen Bezeichnungen verfeinert wird.
Die wichtigsten Vorteile eines CMMS: Gründlichkeit, Zeitersparnis und Sicherheit
Ein CMMS ist kein Wundermittel zur Leistungssteigerung: abgesehen von einer anfänglich sehr genauen Parametrisierung hängt alles von den Mitarbeitern und der bestehenden Organisation ab. Die Implementierung eines CMMS kann als zusätzliche Belastung empfunden werden. Daher muss man die Mitarbeiter motivieren, indem man die Vorteile aufzeigt, wie z.B. die Möglichkeit, 100 % der vorbeugenden Wartungsmaßnahmen durchzuführen und aufzuzeichnen und die Maßnahmen zusammenzufassen, um Produktionsfehler zu vermeiden.
Die Verwaltung der internen Vorschriften nach Unfällen ermöglicht es, Geräte in den Vordergrund zu rücken, bei denen eine mangelnde Kontrolle die Sicherheit der Personen beeinträchtigen kann. “Für die Mechaniker, die die Zeiterfassung durchführen, heben wir den Gewinn an Genauigkeit hervor, von dem sie profitieren werden, und somit den Zeitgewinn bei ihrer täglichen Arbeit.
DIMO Maint MX ist weit mehr als nur ein Werkstattplanungswerkzeug!
Die Vorteile sind vielfältig, da die Lösung die Datenbank zentralisiert und zuverlässig macht. Sie können auch die Interventionsscheine formalisieren, historisieren, die Wartung archivieren und die Kosten analysieren. Die Möglichkeit, einen Serviceauftrag über ein Smartphone zu verfolgen, ist ein echter Bonus!“.
Zwei Arten von Instandhaltungsindikatoren
Zwei Kategorien von Indikatoren wurden frühzeitig im Projekt unter Power BI definiert:
- Betriebsindikatoren, um festzustellen, ob die Niederlassung das CMMS-Tool richtig nutzt und ob die Kontrollen korrekt durchgeführt, ausgefüllt und abgeschlossen werden, mit den richtigen Punkten.
- Wartungsindikatoren: Sie sind abhängig von der Qualität der Betriebsindikatoren. Es ist daher unerlässlich, dass auf dem Interventionsschein eine strenge Bewertung der Teile vorgenommen wird, um zuverlässige Kostenindikatoren zu erhalten.
Wir sollten die Maschinenausfallzeiten in der Lösung definieren, um letztendlich die MTTR, MTBF usw. analysieren zu können. Wir sind dabei, alle unsere Fahrzeuge miteinander zu verbinden, um die Stundenrückmeldungen zu erhalten. Wir können dann die MTBF ausgeben, da wir die Anzahl der Stunden pro Fahrzeug mit der Anzahl der Interventionen und der durchschnittlichen Betriebszeit haben werden“, meint Herr Guillen.
Ein leeres CMMS ist nutzlos!
Es ist wichtig, die mit den Interventionen verbundenen Ausgaben richtig zu erfassen, wie Herr Guillen erklärt:
Wir sind in der Lage, die Ausgaben für das Material analytisch zu erstellen. Im ERP kennen wir den Betrag für vorbeugende und kurative Maßnahmen, für Bruchschäden, für Vorschriften… aber wir konnten ihn nicht erklären. Die Interventionsscheine werden mit den Aufträgen verknüpft. Wir haben die Bestellungen mit dem ERP-System vernetzt, damit wir die Kosten in MAINT wieder herunterrechnen können. Die Werkstatt funktioniert wie eine externe Werkstatt mit Kosten für den Wiederverkauf. Die Kosten aus MAINT werden in PowerBI exportiert. Wir können den Filialleitern die Kosten für ihre jährliche Wartung Monat/Monat erläutern, einschließlich der Rangfolge der teuersten Geräte, der Arbeitskosten, der betroffenen Interventionsscheine und der Verteilung der Arbeitskosten und der Kosten für Subunternehmer. So sieht man, wie viel die teuersten Organe an einem Kran kosten.
Tipps für eine Organisation, die kein CMMS hat
Für Herrn Guillen ist vor allem die Bereitstellungszeit nicht zu vernachlässigen:
Es handelt sich nicht um eine fraktionierte Aktion, die der Techniker durchführt, wenn er garede nichts zu tun hat. Dabei muss die Zeit für die Einrichtung des Tools im Vorfeld berücksichtigt werden. Zudem ist es wichtig, die Datenbank im Tool zu pflegen: man muss Lieferanten, Nutzer, Teile eingeben und sie am Leben erhalten und die Aktivitäten organisieren. Man darf weder Zeit noch Ressourcen sparen, da man schnell in Kontrollen und BIs ertrinkt.
