Erhebliche Einsparungen dank zuverlässiger, genauer und gut verteilter Bestandsinformationen.
Oryx Energies SA (Oryx) gehört zu den größten und ältesten unabhängigen Anbietern von Öl- und Gasprodukten und -dienstleistungen in Afrika.
Das Unternehmen beschafft, liefert, lagert und vertreibt Öl- und Gasprodukte, die von Verbrauchern, Unternehmen und Schifffahrtsunternehmen in ganz Afrika südlich der Sahara benötigt werden. Das Unternehmen ist über 24 Tochtergesellschaften in 17 Ländern tätig und verfügt über ein umfangreiches Einzelhandelsnetz mit mehr als 220 Tankstellen, LPG-Tankstellen, Lager für flüssige Kohlenwasserstoffe und Schmierstoffanlagen. Oryx beschäftigt 1500 direkte Mitarbeiter, von denen fast 25 % Frauen sind, und bietet mehr als 800 indirekte Arbeitsplätze.
Das Unternehmen suchte ein CMMS zur Unterstützung der unternehmensweiten Instandhaltungsaktivitäten und zur Bewältigung einer Reihe von Problemen, die unter anderem Anlageninformationen, den Status der Instandhaltungsaufgaben und das Management der Gesamtleistung betrafen.
Vorbeugende Instandhaltung und Leistungsüberwachung
Als Downstream Maintenance Manager mit Sitz in Las Palmas (Spanien) leitet Antonio González Pérez de Ontiveros ein Team von 65 Technikern und externen Auftragnehmern in verschiedenen Ländern des afrikanischen Kontinents. Er ist für die Umsetzung der Instandhaltungsrichtlinien und -ziele in den Oryx-Tochtergesellschaften verantwortlich.
Als Oryx nach ISO 9001 zertifiziert ist, muss er außerdem den Schulungsbedarf und die erforderlichen Ressourcen für die Einhaltung der Vorschriften ermitteln und gleichzeitig das Gleichgewicht zwischen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen finden, um die Produktivität zu erhalten und die Leistung zu steigern.
Für die Verfolgung der Wartungsarbeiten wurden verschiedene, heterogene Office-Tools, darunter Excel, verwendet. Korrektive Wartungsmaßnahmen und mehrere vorbeugende Wartungsarbeiten, wie die Kalibrierung von Messgeräten und andere gesetzlich vorgeschriebene Inspektionen, wurden zwar gut durchgeführt, aber es war eine bessere Verwaltung der Aktivitäten erforderlich, um Ausfälle zu reduzieren, die Ausrüstung zu beherrschen und die Rückverfolgbarkeit nachzuweisen.
Anspruchsvolle Ziele zur Förderung der Gesamtleistung
“Die Suche nach einem CMMS war der erste Schritt zur Verbesserung unserer Kenntnisse über die Anlagen und zur genauen Überwachung unserer Instandhaltungsaktivitäten“, sagt Antonio.
“Unser Ziel war es, eine einheitliche, langfristige Instandhaltungsstrategie für die gesamte Gruppe zu entwickeln, und zwar mithilfe einer Lösung mit geringen Hardwareanforderungen, die vor allem einfach zu implementieren und zu bedienen ist, da unsere Mitarbeiter keine IT-Experten sind. Es mussten mehrere Einschränkungen berücksichtigt werden, wie z. B. die Entfernung – einige Einrichtungen, wie z. B. Bergwerke, befinden sich in abgelegenen Gebieten -, unterschiedliche Sprachen und Zeitzonen. Die Installation von Servern in mehreren geografischen Gebieten erwies sich als zu kompliziert und zu kostspielig”.
Zwischen der Verwendung eines Standardtools, der Entwicklung einer eigenen Software und der Verwendung von Standard-Office-Tools bot Dimo Maint die beste Lösung. Letztendlich war eine Cloud-basierte Lösung eine kosteneffiziente Lösung, die gleichzeitig eine strenge Budgetkontrolle ermöglichte.
Eine Demo zur Simulation des Informationsflusses
Antonio und das Implementierungsteam simulierten die täglichen Aufgaben eines lokalen Instandhaltungsleiters sowie den zu bewältigenden Informationsfluss, einschließlich der Arbeitsaufträge, und die Berichterstattungsmöglichkeiten auf der Grundlage der von der Lösung bereitgestellten Informationen.
Es wurde ein Change-Management-Prozess (CMP) eingeleitet, und die vorläufige Analyse wurde innerhalb von zwei Monaten durchgeführt. Die verbleibenden Optionen wurden zwischen Juli und November 2020 bewertet. Die IT- und die Rechtsabteilung kamen hinzu, um den Prozess abzuschließen, die ausgewählte Lösung zu unterstützen und den endgültigen Vertrag zu validieren.
Ein 4-stufiger Einführungszeitplan
Das CMMS wurde in vier Phasen eingeführt und dauerte etwa 8 Monate, was angesichts der Anzahl der Standorte und des Arbeitsvolumens recht schnell war:
- Die Schulung von Vertretern der vier Hauptgeschäftsbereiche (LPG, Schmierstoffe, Einzelhandel und flüssige Kohlenwasserstoffe) und das Design wurden mit Hilfe des DIMO-Teams durchgeführt.
- Las Palmas wurde als Pilotstandort für das CMMS ausgewählt, da dieser Standort bereits in der Vergangenheit ein solches Tool verwendet hat.
- Es folgte die Sammlung von Informationen für die Datenbank
- Nach der Einführung des CMMS in den englisch- und französischsprachigen Ländern fanden intensive Schulungssitzungen statt.
Einige Schlüsselzahlen der Instandhaltungstätigkeit
Die 4 Aktivitäten umfassen 22.765 Anlagen in der Datenbank. Die Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich, und die Darstellung der Anlagen (Rohre, Autos, Tanks, Pumpen, Kessel und sogar Werkzeuge wie Schläuche) nach Ländern und Standorten ist klar und verständlich.
“DIMO Maint hat uns und unseren Tochtergesellschaften geholfen, alle unsere Anlagen aufzulisten und die Datenbank zu füllen”, erklärt Antonio.
49 Wartungsmitarbeiter nutzen derzeit die DIMO Maint Lösung, und Antonio ist bereit, auch Drittanbietern und verbundenen Unternehmen Zugang zu dieser Lösung zu gewähren. “Unsere Zusammenarbeit mit DIMO Maint hat sich als effektiv erwiesen und die Kommunikation war ebenso einfach wie reibungslos. Zusätzlich zu ihren Software- und Projektmanagementfähigkeiten waren sie in der Lage, uns eine Lösung zu bieten, die unseren Anforderungen perfekt entsprach“.
Der Arbeitsauftrag ist das Schlüsselelement für die Analyse der Instandhaltungsaktivitäten
Das Schlüsselelement bei der Analyse der Instandhaltung ist der Arbeitsauftrag, da er die durchzuführenden Aufgaben, die Standorte, die Ausrüstung, die verfügbaren Ressourcen und die Bestellanforderungen angibt. Dadurch kann Oryx die Anzahl der Ausfälle kontrollieren, eine genaue Beschreibung der aufgetretenen Probleme erhalten, die Wiederholung von Problemen vermeiden und Kosten einsparen.
Die Informationen, die mit dieser regelmäßigen Aufgabenanalyse bereitgestellt werden, sind für die Festlegung der besten Instandhaltungsstrategien zur Erreichung der Instandhaltungsziele unerlässlich.
“Wir müssen Qualität und Sicherheit gewährleisten. Bislang haben wir 17.866 Arbeitsaufträge ausgestellt. Ich kann überprüfen, welche kritischen Aufgaben pro Land und verbundenem Unternehmen erledigt wurden, welche Präventiv- und Korrekturmaßnahmen bereits durchgeführt wurden, welcher Auftragnehmer tätig wurde und welche Kosten damit verbunden waren. Auch geplante Instandhaltungsmaßnahmen sind in der Lösung von DIMO Maint sichtbar. Es ist eine sehr nützliche Funktion, weil ich jetzt einen Zeitplan habe, mit dem ich nachverfolgen kann, was die Wartungstechniker im Laufe eines Monats zu tun haben, und voraussehen kann, was an Budgetmitteln benötigt wird”.
Wesentliche Änderungen und Vorteile für die Organisation
Oryx hat seinen jährlichen präventiven Instandhaltungsplan für alle seine Anlagen neu definiert. In vielen Bereichen wurden erhebliche Verbesserungen festgestellt:
- Bessere Festlegung des Jahresbudgets.
- Verfügbarkeit umfassender Informationen für die Problemlösung
- Entwicklung einer informationsbasierten Kulturim gesamten Unternehmen
- Verlängerte Lebensdauer der Anlagen
- Reduzierte Ausfallzeiten
- Ein optimierter Bestand an Ersatzteilen
- Energieeinsparungen
- Frühzeitige Erkennung von Schäden
- Senkung der Instandhaltungskosten
Laut Antonio: “Die Lösung hat nicht nur dazu beigetragen, unsere Wartungsaufgaben zu optimieren, sondern auch zu Einsparungen für das Unternehmen geführt. Die Finanzabteilung und das Topmanagement können sich auf genaue und besser kontrollierte Informationen verlassen. Jetzt spiegelt das Budget die Realität wider und es ist nicht nur eine Frage des Volumens“.
Entwicklungsmöglichkeiten
DIMO Maint ist noch nicht mit den IT-Tools des Unternehmens verbunden, und Oryx führt derzeit die Migration seines ERP-Systems durch. Danach wird die Lösung von Dimo über Konnektoren in das neue ERP-System integriert. „Wir schätzen, dass wir nach drei Jahren Nutzung einen ROI von 5 % erzielen können“, schließt Antonio.