Die private Gruppe von Gesundheitseinrichtungen gewährleistet die Rückverfolgbarkeit ihrer Arbeitsaufträge
Cap Santé (1.200 Mitarbeiter, 300 Ärzte) ist eine private Gruppe von Gesundheitseinrichtungen (17 in der Region Occitanie), die durchschnittlich 120.000 Patienten pro Jahr aufnehmen. Die Gruppe entwickelt medizinische, technische und administrative Komplementaritäten und knüpft ein leistungsfähiges Gesundheitsnetzwerk durch die gemeinsame Nutzung von Mitteln (Logistik, IT, Buchhaltung usw.) und Querschnittsfunktionen (Hygiene, HR, Qualität usw.).
Angesichts des starken Wachstums des Unternehmens beschloss die biomedizinische Abteilung, sich mit einem effizienten CMMS auszustatten, um insbesondere die Wartungsarbeiten an den Geräten der 4 Kliniken so präzise wie möglichzu verwalten.
Eine CMMS-Lösung, die den Anforderungen aller Abteilungen gerecht wird
Die biomedizinische Abteilung verwaltet die medizinische Ausrüstung von 2 der Kliniken der Gruppe. Ihre Kompetenzen sind vielfältig – IT, Technik, Management – und die interne Verwaltung der Kundenbeziehungen erfordert eine ständige Reaktionsfähigkeit. Die drei Hauptaufgaben des Leiters, Herrn Drufin, sind:
- die Verwaltung der Wartung von medizinischen Geräten,
- die Verwaltung von Einkäufen im Bereich Biomedizin,
- die Benutzerunterstützung.
Durch den Umzug der Klinik Saint Jean an einen neuen Standort im Sommer 2020 werden sich die Fläche und der Betrieb verdreifachen. Infolgedessen hat die Gruppe großen Wert auf innovative Technologien gelegt und beispielsweise den Einsatz von Robotern vorangetrieben, was externe Dienstleister und damit neue Wartungsverträge erforderte. Das Hauptanliegen der Abteilung ist es, die Qualität der Dienstleistungen trotz aller Veränderungen aufrechtzuerhalten.
CMMS: eine schrittweise Einführung
Ursprünglich verwendete Herr Drufin eine Excel-Datei, um Arbeitsaufträge zu verfolgen. “Der erste Schritt bestand darin, ein Inventar der Ausrüstung zu erstellen, über aktuelle Informationen zu verfügen, die Standorte, die Arten der Instandhaltungsmaßnahmen, den Fortschritt der Maßnahmen, die Daten, den Gegenstand, die damit verbundenen Dokumente und die Kosten zu kennen.
Das Ziel war es, so viele Informationen wie möglich zu konsolidieren, um wiederkehrende Ausfälle zu bewältigen und unsere Reaktionsfähigkeit zu verbessern, denn wir müssen Qualität und Leistung miteinander verbinden“, erklärt er. Das CMMS kann auch Analysen durchführen und Muster erkennen.
Von Axel Maint zu DIMO Maint MX
Axel Maint stellte bereits eine deutliche Verbesserung im Vergleich zu Excel dar. Mit der Umstellung auf DIMO Maint MX stellte die biomedizinische Abteilung jedoch eine schnellere Bearbeitung, sowohl bei den Wartungsanfragen als auch bei den Arbeitsaufträgen fest: 69 Anfragen im Zeitraum von Januar bis Dezember 2016 und bis zu 281 zwischen Januar und Dezember 2018, während die Abteilung im gleichen Zeitraum von 154 Arbeitsaufträgen auf 929 stieg.
Die vier Einrichtungen (Saint Jean, Pasteur, Trois Vallées, Saint Louis) sind mit 2885 Geräten ausgestattet, und allein die Klinik Saint Jean verfügt über 16 Operationssäle (23 in der künftigen Klinik). Ein CMMS ist daher unverzichtbar. Das Wartungsmanagement in dieser Phase des starken Unternehmenswachstums wurde durch die Umstellung auf MX erleichtert, da die Benutzeroberfläche anwenderfreundlicher ist und das Erstellen von Wartungsanfragen erleichtert.
Eine Antwort auf eine gesetzliche Auflage
Wie Herr Drufin es ausdrückt: “Wir sind uns der Vorteile der Lösung in Bezug auf die Qualität der Wartungsarbeiten, die Rückverfolgbarkeit und die Benutzerunterstützung sehr bewusst. Bis 2015 wurden alle Anfragen für Maßnahmen, die von der Forensik ausgingen, per Telefon gestellt. Im Gegensatz zu anderen Einrichtungen greifen wir auch während Operationen im Operationssaal ein, um Geräte zu reparieren oder zu ersetzen. In einigen Fällen stand sehr viel auf dem Spiel, wenn die betreffenden Geräte für die laufende Operation unerlässlich waren.“
Die Einrichtungen werden jährlich im Rahmen des ISO 9001-Zertifizierungsprozesses überprüft. Aus rechtlicher Sicht ermöglicht ein CMMS die Überwachung aller Aspekte des Zertifizierungsprozesses, die Aufzeichnung von Ereignissen über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren (was gesetzlich vorgeschrieben ist), die Verfolgung aktueller Geräte und die Überwachung des Status des Geräteparks.
Bessere vorbeugende Wartung
Das CMMS hebt Fortschrittszustände hervor, macht Wartungsprozesse strenger und verbessert die Benutzerunterstützung. “Das CMMS hat uns geholfen, effizienter zu werden, was die Inventarisierung der Ausrüstung und die Wartungsanfragen angeht, sowie durch die automatisierte Verwaltung der vorbeugenden Wartung”, räumt Herr Drufin ein. Die Lösung erleichtert auch die Verwaltung von Unteraufträgen und die Verfolgung von Kostenvoranschlägen.
Die Rendite der Investition in ein CMMS zeigt sich in der Dienstleistungsqualität
“Das Feedback der Nutzer war sehr positiv und DIMO Maint MX ist nun vollständig in die Unternehmenspraxis integriert“, so Drufin. Das Tool wird auch für die Bestellung verschiedener Ausrüstungen im Rahmen der vorbeugenden Wartung verwendet. “Letztendlich hat das CMMS alle unsere Bedürfnisse erfüllt: Wir können nun unsere Tätigkeiten effizient koordinieren, sei es in Bezug auf Ressourcen, Vertragswarnungen, Lagerverwaltung oder Einkäufe. So können wir das Wachstum der Gruppe im Hinblick auf die Instandhaltung bestmöglich antizipieren“
Budgetanalyse und Bestandsverwaltung für die Zukunft
Die biomedizinische Abteilung befindet sich in ständiger Entwicklung und konzentriert sich angesichts der verarbeiteten Mengen derzeit auf die Lagerverwaltung und den Einkauf. Mittelfristig sind strategische Überlegungen zur Budgetanalyse vorgesehen. Die technische Abteilung, die die Gebäude verwaltet, plant, die mobile CMMS-Lösung für ihre Tätigkeit zu installieren.
