Ein spezifischer Kontext für Gesundheitseinrichtungen
KARE ist eine Freiwilligenorganisation, die in ihren Pflegezentren in den Grafschaften Kildare, Ost-Offaly, West-Wicklow und Nord-Carlow umfassende Dienstleistungen für Menschen mit geistigen Behinderungen und ihre Familien anbietet. Sie verfügt über 32 Standorte und mehrere hundert Mitarbeiter, darunter auch Freiwillige.
Ende 2016 veröffentlichte KARE eine Ausschreibung zur Entwicklung einer Lösung für Wartungsanfragen für seine Einrichtungen.
Das vorherige System von KARE ermöglichte es den Standorten, Wartungsprobleme zu melden, damit diese von ihrem Pool von Vertragspartnern bearbeitet werden konnten.
KARE wollte seine internen Prozesse in Bezug auf Wartungsanforderungen verbessern und benötigte ein neues System, das einen intelligenteren und effizienteren Arbeitsablauf und eine bessere Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten ermöglicht, insbesondere:
- Den Mitarbeitern vor Ort, die die Anfragen erstellen
- Das zentrale Facility-Management-Team, das die eingehenden Anfragen verwaltet, sowie die Priorisierung und Terminierung von Maßnahmen für die Auftragnehmer.
- Auftragnehmer, die einen Kostenvoranschlag erstellen, der genehmigt werden musste, bevor die Arbeiten beginnen konnten. Darüber hinaus führen die Auftragnehmer die Arbeit durch und bestätigen sie online, während die Rechnungen automatisch erstellt werden.
- Das Finanzteam von KARE, das die Kosten und Gebühren bearbeitet, die für die Arbeit des Auftragnehmers an den KARE-Standorten zu zahlen sind. Mit DimoMaint FM werden die Kosten in das Finanzsystem von KARE integriert.
DimoMaint FM wurde schließlich als Anbieter für die Softwarelösung für die Instandhaltung der Einrichtungen ausgewählt.
Die Lösung DimoMaint FM
Die sofort einsatzbereite Cloud-basierte Lösung von DimoMaint FM enthielt bereits viele der Funktionen, die für die Anforderungen von KARE erforderlich waren. Und DimoMaint FM überzeugte die Auswahljury davon, dass es durchaus in der Lage war, die Lösung weiterzuentwickeln und zu verbessern, um alle Anforderungen zu erfüllen.
Die zusätzlichen Verbesserungen wurden in das Produkt integriert und bieten KARE somit eine dauerhafte Lösung, die sich entsprechend ihren neuen Anforderungen kontinuierlich verbessern wird.
DimoMaint FM umfasste von Anfang an relevante Funktionen für KARE:
- Ein Erstellungs- und Genehmigungsprozess für Serviceanfragen, die von den Mitarbeitern des Standorts erstellt wurden.
- Die Verwaltung von Kostenvoranschlägen, damit diese von den Auftragnehmern erstellt und vom zentralen Facility-Management-Team für die Durchführung der angeforderten Maßnahmen genehmigt werden können.
- Die Berechnung von Kosten für Maßnahmen und die Erstellung von Budgets.
- Ein Online-Portal für Auftragnehmer, in dem sie die angeforderten Arbeiten einsehen und ergänzen, Kostenvoranschläge erstellen und die Kosten eingeben können.
- Die Kategorisierung von Tätigkeiten nach Typ.
- Eine einfache Bedienung und Bereitstellung für Hunderte von Benutzern, einschließlich der Mitarbeiter vor Ort und der Auftragnehmer.
- Eine erweiterte Benutzerverwaltung, die den Zugriff auf den Standort sowie die Berechtigungen und Rollen der Benutzer kontrolliert.
Die von DimoMaint FM vorgenommenen Verbesserungen waren die folgenden:
- Automatische Rechnungsstellung für Auftragnehmer: DimoMaint FM erstellt automatisch Rechnungen im Namen des Auftragnehmers, sobald die Kosten eingegeben und von KARE genehmigt wurden.
- Die Integration der in Rechnung gestellten Kosten in das Finanzsystem von KARE.
- Die Erstellung von Berichten und detaillierten Daten, die ebenfalls in das Finanzsystem von KARE integriert werden.
- Die Möglichkeit für die Mitarbeiter vor Ort, in DimoMaint FM einen Bericht darüber einzugeben, wie die Maßnahme durchgeführt wurde, nachdem sie vom Auftragnehmer validiert wurde.
- Ein durchgängiger Arbeitsablauf, von der Erstellung einer Anfrage durch die Mitarbeiter vor Ort bis zum Abschluss der Maßnahme und der Vorbereitung der Rechnungsstellung.
Eine maßgeschneiderte Projektmethode
- Ein sehr detailliertes Lastenheft wurde von DimoMaint FM erstellt und von KARE validiert.
- DimoMaint FM führte dann die zusätzlichen Entwicklungen innerhalb von 3 Monaten durch.
- DimoMaint FM trug zur Integration von Daten bei, wie z. B. Daten über die Benutzer und ihre zugehörigen Rollen, den Zugang zum Standort und die Berechtigungen.
- DimoMaint FM hat spezielle Schulungen für Mitarbeiter und Auftragnehmer entwickelt.
- KARE teilte den Plan und die Anforderungen allen Nutzern und Auftragnehmern mit.
- Das Projekt verzögerte sich um einige Monate, was hauptsächlich auf die Schaffung des rechtlichen und steuerlichen Status aller Unternehmer zurückzuführen war.
- Die Nutzerakzeptanztests wurden über 6 Wochen durchgeführt, und das System wurde schließlich Anfang 2018 in Betrieb genommen.
MEHR ÜBER DIE DIMO-PROJEKTMETHODE
Das neue System wird seit Anfang 2018 erfolgreich genutzt, mit Hunderten von Maßnahmen jeden Monat an allen 32 Standorten, die vollständig nach den geforderten Prozessen durchgeführt werden.
Natürlich gab es einige Anlaufschwierigkeiten, die aber von DimoMaint FM schnell behoben wurden.
Seitdem zieht Kare erhebliche Vorteile, daraus:
- Eine bessere Kontrolle über die Instandhaltung und die Auftragnehmer.
- Eine bessere Übersicht für alle Beteiligten.
- Zeitersparnis für das kleine zentrale Facility Management Team bei der Verwaltung der Instandhaltung.
- Bessere Kontrolle der Instandhaltungskosten und damit Einsparungen.
Erfahrungsbericht von Kare
„Während des Ausschreibungsprozesses waren wir sofort von der betriebsbereiten Lösung von DimoMaint FM beeindruckt, sowie von ihrer Fähigkeit und Bereitschaft, neue Funktionen hinzuzufügen, um unseren spezifischen Bedürfnissen besser gerecht zu werden. DimoMaint FM arbeitete während des gesamten Projekts eng mit uns zusammen und berücksichtigte unseren ursprünglichen Plan, zeigte aber auch Flexibilität, als wir begannen, das Potenzial ihrer Software zu erkennen. So konnten wir neue Funktionen hinzufügen, um die Effizienz der endgültigen Lösung zu steigern.
Natürlich kann die Anforderung neuer Funktionen während eines Projekts zu Verzögerungen und Stress führen, aber DimoMaint FM war immer sehr hilfreich, geduldig und bereit, die gewünschten Änderungen umzusetzen. DimoMaint FM lieferte also eine betriebsbereite Lösung, die auf unsere letzten Anforderungen zugeschnitten war, angereichert mit zusätzlichen Funktionen wie der Verwaltung der RCT-Steuer, dem Import von Rechnungen und Abgrenzungskonten in unser Finanzsystem, und die es uns ermöglichte, die Verträge der Auftragnehmer zu verfolgen, um sicherzustellen, dass das Budget und die Beschaffungsregeln eingehalten wurden. Heute erfüllt DimoMaint FM all dies mit einem intuitiven und benutzerfreundlichen System.
Die Einführung und Inbetriebnahme von DimoMaint FM war einfacher, als wir erwartet hatten, da DimoMaint FM im Hintergrund dafür sorgte, dass alles funktionierte, und umfassende Tests und Schulungen durchführte. Das DimoMaint FM-Projekt wird innerhalb von KARE als großer Erfolg angesehen und hat die Verwaltung der Wartungsanforderungen für unsere Anlagen erheblich verbessert, wodurch sichergestellt wird, dass Probleme an unseren Standorten schnell und effizient behandelt werden„.
Jason Browne, Direktor von ITKare
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