Wie gelingt ein CMMS-Projekt
Der Erfolg Ihres CMMS-Projekts hängt nicht nur von der Auswahl der richtigen Software ab. Welche weiteren Schritte sollte ein Projektmanager nicht versäumen?
Eine gute Vorbereitung ist entscheidend
Eine schlecht vorbereitete oder schlecht begleitete Inbetriebnahme eines CMMS kann zu einem herben Misserfolg führen. Unzureichende Vorbereitung, Organisation oder Mitarbeiterbeteiligung sind die häufigsten Ursachen für das Nichterreichen der Ziele.
Aber lassen Sie sich davon nicht von Ihrem Projekt abhalten! Im Gegenteil: Sich der Risiken bewusst zu sein, wird Ihnen helfen, die verschiedenen Schritte zu unternehmen, um häufige Fallstricke zu vermeiden.
Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches CMMS-Projekt
Als IT-Manager stehen Sie im Mittelpunkt des Projekts und arbeiten einige Monate lang eng mit dem Wartungsteam zusammen.
Ein CMMS-Projekt, das von Anfang an durchdacht ist
Es ist allgemein bekannt, dass das Risiko des Scheiterns eines Projekts steigt, wenn es nicht ausreichend geplant ist. Da Sie eine zentrale Rolle bei der Implementierung und Bereitstellung der Lösung spielen, haben Sie einen umfassenden Überblick über die Arbeiten, die für die Digitalisierung Ihrer Instandhaltungsfunktion zu erledigen sind.
Vor allem vier Punkte verdienen Ihre Aufmerksamkeit, um das Risiko eines Scheiterns zu verringern:
- Ihre Fähigkeit, die Durchführung des CMMS-Projekts zu organisieren;
- die für den Aufbau der Datenbank und den effizienten Betrieb des Tools erforderlichen Humanressourcen;
- die Methodik zur Definition funktionaler Prozesse und die Möglichkeiten zu deren Durchsetzung;
- Ihre Managementkapazitäten für den Betrieb des CMMS, sobald es betriebsbereit ist.
Denken Sie daran, dass Ihr CMMS auf die Größe Ihrer Organisation zugeschnitten sein muss. Daher sind Ihre Kenntnisse des Unternehmens von großem Vorteil.
Ernennung eines CMMS-Projektleiters
Um voranzukommen, müssen Sie einen CMMS-Projektleiter ernennen. Das könnten Sie selbst, ein Mitglied Ihres IS-Teams oder jemand aus der Wartungsabteilung sein, der in der Lage ist, ein IT-Projekt zu leiten.
In Anbetracht der Bedeutung seiner Rolle muss der Projektleiter über alle erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die Implementierung des CMMS erfolgreich durchzuführen. Insbesondere muss er eng mit dem Wartungsteam sowie mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten.
Das CMMS in einem umfassenden Informationssystem betrachten
Es ist wichtig zu überlegen, wie das CMMS im Verhältnis zum bestehenden Informationssystem (IS) stehen wird.
Auf der Grundlage dieser Analyse werden Sie in der Lage sein, Software auf dem Markt zu identifizieren, die sich möglicherweise überschneiden oder schnell veraltet sein könnten.
Wenn Sie sich für eine Lösung entschieden haben, welche Abonnements oder selbst entwickelten Funktionen sollten Sie beibehalten oder ändern?
Es wird wahrscheinlich nützlich sein, das CMMS mit Ihrer bestehenden Software (ERP, HR-Software, SCADA, MES usw.) zu integrieren, um doppelte Eingaben zu vermeiden und Produktivitätsgewinne zu erzielen.
Warum scheitern manche bei der Einführung eines CMMS-Projekts?
Schlechte Vorbereitung ist die Hauptursache für das Scheitern von CMMS-Projekten. Die Einführung eines CMMS sollte erst nach einer gründlichen Reflexionsphase und der Bestimmung von Schlüsselpersonen erfolgen, die das Projekt vorantreiben.
Zögern Sie nicht, sich von anerkannten Akteuren des CMMS beraten zu lassen. Sie sind am besten in der Lage, Ihnen eine Lösung zu empfehlen, die auf die Größe Ihres Unternehmens und Ihren tatsächlichen Bedarf zugeschnitten ist.
Seien Sie zu Beginn nicht zu gierig: Planen Sie Ihren Fortschritt in Etappen (z. B. ein Workshop oder ein Standort auf einmal) und geben Sie sich die nötige Zeit, um zu analysieren, wie das CMMS-Tool in einem kleinen Teil Ihrer Struktur funktioniert.
Stürzen Sie sich nicht unüberlegt in die Instandhaltung 4.0 . Gehen Sie einen Schritt nach dem anderen.
Einige Mitglieder des Wartungsteams könnten sich der Nutzung eines solchen Tools gegenüber völlig ablehnend verhalten. Einige würden darin ein Werkzeug zur ständigen Überwachung sehen, während andere einfach nur finden, dass computergestütztes Instandhaltungsmanagement eine Zeitverschwendung ist.
“Wir haben es immer so gemacht, warum sollten wir es ändern?“
“Wollen Sie wirklich, dass ich alles dokumentiere, was ich tue?” “Das wird die Geschäftsleitung nur dazu veranlassen, noch mehr von uns zu verlangen!“
Solche Überlegungen kommen häufig vor: Sie werden informieren und die richtigen Worte finden müssen.
Andererseits gibt es auch Menschen, die einfach nicht sicher im Umgang mit Computern sind. Eine auf ihr Kompetenzniveau abgestimmte Schulung könnte ihnen den Schlüssel zur vollen Nutzung des CMMS in die Hand geben.
Beachten Sie, dass die Einführung einer kompletten CMMS-Lösung sehr lange dauern kann.
Wenn nur eine einzige Person ohne Unterstützung von außen an dem Projekt arbeitet, kann die Arbeit in ihren Augen endlos erscheinen. Dieser Mangel an Übersichtlichkeit in einem endlosen Projekt führt zur Enttäuschung und Demotivation der Mitarbeiter.
Dieses Gefühl, von einem (manchmal überdimensionierten) Projekt überfordert zu sein, ist häufig anzutreffen. Als IT-Manager, der mit dem Wartungsleiter zusammenarbeitet, müssen Sie wissen, wie Sie Ihr Personal wieder mobilisieren können.
Zeigen Sie dem Team, das sich mit der Einführung des CMMS befasst, was bereits erreicht wurde und welche Vorteile die bisher geleistete Arbeit mit sich bringt!
Was sind die wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches CMMS-Projekt?
Eine der Aufgaben des CMMS-Projektleiters besteht darin, den Umfang und die Anwendbarkeit des Projekts zu verstehen und dieses Wissen zu nutzen, um Ziele und Hindernisse abzuschätzen.
Vom CMMS-Projekt zu einem Unternehmensprojekt
Die Einführung von CMMS muss zu einem Unternehmensprojekt werden. Dazu ist eine wirksame interne Kommunikation unerlässlich.
Zu viele Menschen glauben, dass die Einführung eines CMMS nur die Wartungsabteilung betrifft: das stimmt nicht! Das CMMS ist ein Werkzeug, das den reibungslosen Ablauf des gesamten Unternehmens unterstützt.
Die Instandhaltung betrifft nicht nur Techniker und Produktionspersonal. Sie ist von strategischer Bedeutung: sie gewährleistet die Verfügbarkeit von Anlagen und Infrastrukturen, verbessert aber auch die Arbeitsbedingungen in Bezug auf Sicherheit, Hygiene, Umweltverschmutzung, Umwelt usw.
Die Instandhaltung ist unbestreitbar von zentraler Bedeutung für das Unternehmen.
Um ein CMMS-Projekt zu einem Unternehmensprojekt zu machen, muss man sich auf drei Säulen stützen:
- Umfassende und bereichsübergreifende Spezifikationen;
- Eine vollständige Risikoanalyse;
- Ein Dashboard mit Zeit-, Finanz- und Personalindikatoren.
Die menschliche Hindernisse für CMMS überwinden
Eine umfassende Risikoanalyse wird sich unweigerlich mit menschlichen Hindernissen befassen.
Streitpunkte erkennen
Der Projektleiter muss sich dessen voll bewusst sein und Lösungen finden, um diese zu umgehen.
Zu den wichtigsten Faktoren gehören:
- die “Lupeneffekt”, wenn die Mitarbeiter die Transparenz und den bereichsübergreifenden Charakter des Projekts in Frage stellen;
- die Notwendigkeit, Arbeitsweisen zu definieren und zu vereinheitlichen, um alles in die Software einfließen zu lassen;
- der natürliche Widerstand gegen Veränderungen aufgrund von Seniorität, Unternehmenskultur oder persönlichem Charakter.
Die menschliche Hindernisse für CMMS überwinden
Der erste Schritt besteht darin, sich mit allen Beteiligten zu treffen und zu erklären, warum ein solches Projekt überhaupt durchgeführt wird und welche Vorteile es bringt. In den meisten Fällen haben formelle oder informelle Treffen eine positive Wirkung.
Wie bei jedem Projekt sollten Sie nicht zögern, die Ängste aller Beteiligten offen anzusprechen (und deshalb zuzuhören).
Der zweite Schritt ist die Einrichtung von Arbeitsgruppen mit den Endnutzern des CMMS. Diese Arbeitsgruppen werden ein bereichsübergreifendes und umfassendes Projekt ermöglichen, da jeder die Probleme der anderen Berufsgruppen kennenlernen kann.
Der dritte und letzte Schritt besteht darin, jedem Endbenutzer die Vorteile aufzuzeigen, die er durch die richtige Nutzung des CMMS erhält. Dies mag überflüssig erscheinen und sich mit der Ausbildung und Schulung der Benutzer überschneiden, ist aber ein wesentlicher Schritt, um die am tiefsten verwurzelten Hemmnisse zu beseitigen, insbesondere das Gefühl, verfolgt zu werden.
Wir haben den Erfolg unseres CMMS-Projekts daran gemessen, inwieweit sich die Nutzer die Lösung zu eigen gemacht haben, und zwar sowohl auf der Wartungsseite als auch auf der Seite der Wartungsanforderer: bessere Arbeitsorganisation und Aufgabenteilung für die ersten, einfache Handhabung für die zweiten. Auf diese Weise haben sich neue Unternehmensgewohnheiten entwickelt. Die Historisierung von Daten ist auch für den Fall entscheidend, dass ein wichtiger Mitarbeiter während einer Prüfung abwesend ist.
José GARCIA, Wartungsleiter – Alsys
Vorbereitung von Stammdaten zur Eingabe ins CMMS
Zu Beginn wird Ihr CMMS eine leere Hülle sein, die nach und nach mit Daten gefüllt werden muss, damit sie letztendlich Ihre Organisation widerspiegelt.
Nicht alle Profile benötigen dieselben Informationen: die Geschäftsleitung möchte Zugang zu wichtigen Daten, während die Produktion wissen möchte, wann ihre Maschine zuletzt gewartet wurde. Die Wartungstechniker müssen Zugang zu allen Daten haben, einschließlich der Verwaltung des Ersatzteillagers.
Die Vorbereitung und Eingabe der Daten in das CMMS kann ein komplexer Prozess sein.
Als CMMS-Projektleiter müssen Sie folgende Aufgaben erfüllen:
die Identifizierung und Kalibrierung der Anlagenstückliste
die richtige Zuordnung von Codes zu den verschiedenen Elementen
die genaue Definition der Geschäftsprozesse
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