Ausfälle, Vertragsmanagement, Lagerbestände, Arbeitsaufträge und Bestellungen – alles auf einen Klick.
Dovechem ist ein anerkanntes Unternehmen im Bereich des Handels mit chemischen Lösungsmitteln, der Herstellung von Harzen und Farben, der Herstellung von Stahlbehältern und der Vermarktung von hochspezialisierten Befestigungssystemen. Ihre Niederlassung in Singapur (60 Mitarbeiter) bietet sichere und zuverlässige Terminalbetriebs- und Wartungsdienstleistungen für Singapore Lube Park, ein Joint Venture einer Gruppe von Schmierölmischanlagen, zu der Shell, Total und Sinopec gehören, die Schmieröl lagern.
Bislang hat Dovechem Excel für seine Instandhaltungsaktivitäten verwendet, aber diese Lösung hatte ihre Grenzen. Daher suchten sie nach einem flexibleren, benutzerfreundlichen und dennoch leistungsstarken computergestützten Instandhaltungsmanagementsystem, einem CMMS.
Ein breites Spektrum an Wartungsaufgaben für führende industrielle Schmierstoffunternehmen
Dovechem hält die 77 Produkttanks des Singapore Lube Park instand (31 für Shell, 36 für Total und 10 für Sinopec). Das Unternehmen führt vorbeugende und korrigierende Wartungsarbeiten an einer Vielzahl von Ausrüstungen wie Pumpen, Motoren, Heizungen und anderen am Terminalbetrieb beteiligten Anlagen durch.
Im Rahmen der vorbeugenden Instandhaltung überprüft Dovechem beispielsweise Motoren, Schmiermittel, Inspektionen, Motorschwingungsmessungen: wiederholende Aufgaben, die monatlich, vierteljährlich und jährlich durchgeführt werden. Was die korrektive Instandhaltung angeht, so führen sie Fehlerbehebungen bei Beleuchtungsanlagen oder Reparaturen durch, die sofort nach einem Ausfall durchzuführen sind.
Umstieg von Excel auf ein leistungsstarkes und flexibles CMMS
Herr Goh Chip Kian, Leiter der Instandhaltungsabteilung, und Herr Mark Louie Montano, Spezialist für Instandhaltung und Logistik, erklärten, dass Dovechem nach einem Tool suchte, um seine Instandhaltungsaktivitäten zu verfolgen. Bevor sie DIMO Maint auswählten, hatten sie Excel verwendet, das in Bezug auf Leistungsfähigkeit und Flexibilität eingeschränkt war. Das Unternehmen hatte nur Zugriff auf die Durchführungsdaten und -zeiten, die manuell eingegeben werden mussten, auf die nächsten geplanten Wartungsarbeiten und auf eine kurze Beschreibung der durchgeführten Aufgaben.
Ein klarer Überblick über Instandhaltungskosten und -aufgaben
Dovechem gab DIMO Maint MX den Vorzug vor zwei anderen Asset-Management-Lösungen. „DIMO Maint war viel benutzerfreundlicher, und einer unserer Partner hatte es bereits verwendet, so dass wir mit seiner Hilfe eine große Kontinuität sahen“ , so Goh Chip Kian und Mark Louie Montano.
Eine schrittweise Einführungsphase über sechs Monate
Die Einführung erfolgte über drei bis sechs Monate, da Dovechem die Erfassung aller Daten vorbereiten musste, die zur Anreicherung der Instandhaltungslösung DIMO Maint erforderlich waren. Für das Modul zur korrektiven Instandhaltung wurde im Dezember 2019 eine Testplattform eingerichtet. Die Einstellung der vorbeugenden Instandhaltung fand im März 2020 statt und wurde dann im Juni 2020 umstrukturiert. Für jedes gemeldete Problem eröffnet das Instandhaltungsteam ein Ticket. „Das DIMO-Support-Team ist reaktionsschnell und hilfsbereit, insbesondere wenn es um Parametereinstellungen und die Auswahl der richtigen Daten für den Upload geht.
Der Einsatz der Lösung hatte erhebliche Auswirkungen auf die Abteilung, insbesondere bei Vertragsverlängerungen. Alles wird im System gespeichert und wir haben jetzt einen klaren Überblick über deren Anfangs- und Enddatum. Außerdem können wir jetzt die verschiedenen Ausfälle und die damit verbundenen Kosten überwachen“, sagen Goh und Mark.
Die Vorausplanung ist einfacher geworden
Darüber hinaus sind die von DIMO Maint erstellten Arbeitsaufträge für neue Aufgaben der vorbeugenden Instandhaltung besonders hilfreich. Dovechem kann seine Wartungsarbeiten besser im Voraus planen. „Vor der Durchführung von Instandsetzungsmaßnahmen stellen wir Arbeitsaufträge aus. Sie sind mit Arbeitsaufträgen verknüpft, von denen es bislang insgesamt 206 gab. Außerdem führen wir jeden Monat Bestandsaufnahmen durch. Bisher haben wir 1.348 Arbeitsaufträge bearbeitet, von denen etwa 100 noch offen sind„.
Jedes Mal, wenn Dovechem Arbeitsaufträge erstellt, besteht eine direkte Verbindung zu den Anlagen. Und wenn sie sich diese ansehen, können sie die Liste der Ausfälle, das Datum des Ausfalls, usw. einsehen. Sie haben einen durchgehenden Überblick über ihre Wartungsarbeiten, was mit Excel nicht möglich war.
Wesentliche organisatorische Änderungen
„Der Einsatz des CMMS-Tools DIMO Maint hat uns dazu gebracht, unsere Verfahren zu ändern. Während z. B. der Einkauf früher ausschließlich über Papierdokumente abgewickelt wurde, ist der Prozess jetzt vollständig digitalisiert, wir haben die Nummern der Bestellscheine, die per E-Mail verschickt werden. Früher mussten wir jedes Mal, wenn ein Bestellschein benötigt wurde, ihn der zuständigen Person persönlich übergeben“.
Obwohl Dovechem sich der Einsparungen bewusst ist, ist das Unternehmen der Meinung, dass es noch zu früh ist, um die Investitionsrendite zu bewerten. Da vor dem Einsatz des CMMS alles von Hand gemacht wurde, das Unternehmen gerade erst mit der Verwendung der DIMO Maint MX-Lösung beginnt und noch nicht alle Anlagen in der Datenbank sind, geht das Unternehmen davon aus, dass es den ROI in drei bis fünf Jahren berechnen kann.
In Zukunft hofft sie, die Lösung auch in Myanmar einsetzen zu können.
